Đăng ký tư vấn

Xem nền tảng Phường Số →

CloudEVENT

Nền tảng tổ chức hội nghị, tập huấn và sự kiện cho phường/xã

Từ gửi thư mời, ghi nhận đăng ký, điểm danh bằng QR đến báo cáo kết quả. Toàn bộ công tác tổ chức sự kiện nằm trên một nền tảng, thay vì rải rác trên Zalo, Excel và văn giấy tờ.

Phường/xã đang phải tổ chức những gì?

Khối văn phòng phường/xã gánh gần như toàn bộ công tác tổ chức - với tần suất dày và lặp lại theo năm.

Hội nghị sơ kết, tổng kết

Sơ kết quý, 6 tháng, tổng kết năm của phường/xã và từng bộ phận.

Đào tạo, tập huấn

Tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ; phổ biến pháp luật, chuyển đổi số cho tổ dân phố và hộ kinh doanh.

Hội nghị đối thoại, tiếp xúc cử tri

Đối thoại với người dân, doanh nghiệp; tiếp xúc cử tri theo định kỳ.

Hội thảo, toạ đàm

Trao đổi chuyên đề, chia sẻ kinh nghiệm, lấy ý kiến các bên liên quan.

Hội chợ, triển lãm, phiên chợ

Giới thiệu sản phẩm địa phương, xúc tiến thương mại trên địa bàn.

Lễ, tết, hoạt động văn hoá

Ngày hội đại đoàn kết, lễ kỷ niệm, mừng Đảng mừng Xuân, hoạt động văn hoá – thể thao.

Thư mời thì gửi đi, nhưng không biết ai nhận, ai đến

Giấy mời và giấy triệu tập gửi qua tổ dân phố, Zalo hoặc email. Không biết ai đã nhận, ai đã đọc, ai sẽ tham dự — sát ngày lại phải gọi điện xác nhận từng người.

Điểm danh bằng chữ ký, rồi gõ lại vào Excel

Đầu giờ chen chúc ở bàn ký tên. Sau hội nghị, danh sách chữ ký phải nhập lại bằng tay để làm báo cáo — vừa mất thời gian vừa dễ sai sót.

Việc chuẩn bị và hồ sơ nằm rải rác, kỳ sau làm lại từ đầu

Phân công bằng miệng và tin nhắn; kịch bản, tài liệu, danh sách mời nằm trên Zalo, USB và máy cá nhân. Kỳ hội nghị sau gần như dựng lại từ con số không.

Công tác tổ chức vẫn đang làm bằng Zalo, Excel và giấy ký tên

Quy trình vận hành CloudEVENT cho Phường/Xã

Từ lập kế hoạch, gửi thư mời, check-in đến theo dõi tham dự và báo cáo. Toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện được quản lý tập trung trên một nền tảng.

Trước sự kiện

Chuẩn bị có kế hoạch, gửi thư mời đúng người

• Kế hoạch và phân công theo hạng mục

Chia đầu việc theo nhóm (hội trường, tài liệu, khách mời, truyền thông), giao cho từng người, theo dõi tiến độ trên một danh sách chung.

• Danh sách mời lấy từ dữ liệu địa bàn

Chọn theo nhóm đối tượng: đại biểu, cán bộ, tổ dân phố, doanh nghiệp – hộ kinh doanh; không phải gõ lại danh sách mỗi lần.

• Gửi thư mời đa kênh và biết ai đã đọc

Zalo ZNS, SMS, Email; hệ thống ghi lại đã gửi, đã nhận, đã đọc, đã xác nhận tham dự.

• Nhắc tự động trước ngày diễn ra

Hệ thống tự nhắc người được mời, ban tổ chức không phải gọi từng người.

Trong sự kiện

Đón tiếp gọn, số liệu có ngay tại chỗ

• Xác nhận tham dự trực tuyến

Người được mời xác nhận ngay trên Zalo; ban tổ chức biết trước số lượng để chuẩn bị hội trường, tài liệu.

• Check-in tham dự bằng QR

Cán bộ quét mã của đại biểu, hoặc đại biểu tự quét tại bàn đón tiếp. Không còn hàng dài ký tên.

• Số liệu tham dự cập nhật tức thời

Triệu tập bao nhiêu, có mặt bao nhiêu, vắng ai — biết ngay trong lúc hội nghị đang diễn ra.

• Bổ sung đại biểu phát sinh tại chỗ

Người đến không có trong danh sách vẫn ghi nhận được ngay trên app.

Sau sự kiện

Báo cáo xong trong ngày, kỳ sau nhẹ hơn kỳ này

• Báo cáo kết quả tự sinh

Số triệu tập, số có mặt, tỷ lệ tham dự, cơ cấu thành phần; xuất ra đưa thẳng vào báo cáo, không phải đếm tay.

• Hồ sơ sự kiện lưu tập trung

Kế hoạch, giấy mời, danh sách, tài liệu, biên bản, ảnh tư liệu nằm cùng một chỗ, tìm lại được bất cứ lúc nào.

• Gửi tài liệu và thư cảm ơn tự động

Tài liệu hội nghị, ảnh, thông báo kết luận gửi hàng loạt sau khi kết thúc.

• Kỳ sau dùng lại, không làm lại từ đầu

Nhân bản kế hoạch, kịch bản, danh sách mời và biểu mẫu của kỳ trước — hội nghị phường/xã lặp theo quý và theo năm.

CloudEVENT không chỉ giúp người đứng ra tổ chức. Người duyệt và người được mời đều thấy khác.

Cùng một hội nghị, cả ba bên đều nhẹ hơn

Giảm việc thủ công ở cả ba giai đoạn

• Không phải gọi điện xác nhận từng người trước hội nghị
• Không phải nhập lại danh sách ký tên sau hội nghị
• Kỳ sau nhân bản kế hoạch và danh sách mời của kỳ trước

Ban tổ chức

Nắm tình hình bằng số liệu, không bằng ước lượng

• Biết tỷ lệ tham dự và cơ cấu thành phần ngay trong ngày
• Báo cáo kết quả có sẵn để đưa lên cấp trên, không chờ tổng hợp
• Hồ sơ sự kiện đầy đủ, tra cứu được khi cần đối chiếu, kiểm tra

Lãnh đạo phường/xã

Được mời rõ ràng, tham dự thuận tiện

• Nhận thư mời trên Zalo, xác nhận tham dự bằng một thao tác
• Được nhắc trước ngày diễn ra, không lỡ lịch
• Check-in bằng QR, không phải xếp hàng ký tên

Đại biểu, người dân, doanh nghiệp

Đăng ký tư vấn

Tổ chức hội nghị chuyên nghiệp hơn, nhẹ nhàng hơn

Đăng ký để nhận tư vấn cách áp dụng CloudEVENT cho công tác tổ chức hội nghị, tập huấn và sự kiện tại phường/xã, kèm demo điểm danh QR thực tế.

Đăng ký tư vấn CloudEVENT

CloudEVENT

Nền tảng tổ chức hội nghị, tập huấn và sự kiện cho phường/xã

+ 13 Đường 37 - Vạn Phúc City, P. Hiệp Bình Phước, Thủ Đức, HCM

+ 64 Phạm Văn Đồng, Phường Cổ Nhuế 2, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Liên hệ

Hotline: 1900 29 29 90

Email: support@cloudgo.vn

Website: https://cloudgo.vn